Informativa privacy per soci, soci in prova e ospiti

Ultimo aggiornamento: 15 ottobre 2026

Questa informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 9 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018 (“Codice privacy”). Riguarda:

i soci dell’Associazione;
i soci in prova, cioè chi ha presentato domanda di ammissione e svolge il periodo di prova previsto dal Regolamento interno, e chi prova il gioco senza impegno;
gli ospiti che partecipano alle giornate di gioco;
gli ex soci, per i dati conservati dopo la fine del rapporto.

Descrive anche il trattamento dei dati nell’area riservata del sito, il gestionale interno usato dal club. Per la navigazione del sito pubblico vale l’informativa privacy del sito.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è A.S.D. Bad Company Adria, con sede in Piazza Cavour 8/6, 45011 Adria (RO), codice fiscale 90016740293, in persona del Presidente pro tempore quale legale rappresentante (il “Titolare” o l’“Associazione”). Contatti: bad.company.adria@gmail.com oppure lettera alla sede.

L’Associazione non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo i presupposti dell’art. 37 GDPR.

2. Dati trattati e loro fonte

Trattiamo i dati che ci fornisci tu, con la domanda di ammissione, durante il rapporto associativo e nell’area riservata, oppure che sono prodotti dall’attività dell’Associazione:

dati anagrafici e identificativi: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza, tipo e numero del documento d’identità;
dati di contatto: numero di telefono e indirizzo email;
dati del rapporto associativo: data della domanda e dell’ammissione, periodo di prova, numero di tessera, qualifica (socio in prova, ordinario, ex socio), eventuali cariche sociali, partecipazione ad assemblee e attività, eventuali provvedimenti disciplinari previsti da Statuto e Regolamento interno;
dati economici: quote associative e contributi versati, ricevute, movimenti del fondo cassa che ti riguardano;
dati assicurativi: ente o compagnia, numero di adesione, periodo di copertura ed eventuali denunce di infortunio;
valutazioni del periodo di prova: le note del Consiglio Direttivo sulle domeniche di prova, utili a decidere sull’ammissione;
dati relativi alla salute: le informazioni dell’anamnesi indicate nella domanda di ammissione ed eventuali informazioni su infortuni (vedi punto 4);
nome di battaglia e immagini: foto e video delle attività (vedi punto 5);
dati dell’area riservata: nome utente, password conservata in forma cifrata, contenuti che pubblichi, registro delle attività con data, ora e indirizzo IP (vedi punto 7);
per gli ospiti: nome e recapito utili a organizzare la giornata e, se l’Associazione ti chiede di firmare una dichiarazione di accettazione dei rischi e del regolamento (ad esempio quando gioca su un campo proprio), i dati in essa indicati (di norma nome, cognome, dati di nascita, recapito e firma). Quando giochiamo come ospiti sul campo di altri, eventuali moduli richiesti dal gestore del campo sono trattati da quest’ultimo secondo la sua informativa.

3. Finalità e basi giuridiche

Gestione della domanda di ammissione, del periodo di prova e del rapporto associativo: tesseramento, quote, libro soci, assemblee e convocazioni, organizzazione delle giornate di gioco, comunicazioni tra il club e i soci: Esecuzione del rapporto associativo regolato da Statuto e Regolamento interno, e delle misure precontrattuali richieste con la domanda (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Tesseramento presso l’ente di affiliazione sportiva, copertura assicurativa, adempimenti previsti per le associazioni sportive dilettantistiche, obblighi contabili e fiscali: Adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR) ed esecuzione del rapporto associativo (lett. b)
Valutazione dei soci in prova da parte del Consiglio Direttivo: Procedura di ammissione prevista dal Regolamento interno (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Tutela della salute e della sicurezza durante l’attività (anamnesi): Consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a GDPR), espresso con la domanda di ammissione
Gestione di infortuni e sinistri con l’assicurazione: Esecuzione del rapporto e obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR); per i dati sulla salute, consenso esplicito e accertamento, esercizio o difesa di un diritto (art. 9, par. 2, lett. a e f GDPR)
Pubblicazione di nome, nome di battaglia, ruolo e immagini sul sito, sui social e nei materiali dell’Associazione: Consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), espresso con l’autorizzazione alla pubblicazione delle immagini; artt. 10 c.c. e 96-97 L. 633/1941
Funzionamento e sicurezza dell’area riservata: autenticazione, permessi per ruolo, registro delle attività, blocco dei tentativi di accesso sbagliati: Esecuzione del rapporto associativo (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) e legittimo interesse alla sicurezza dei dati dei soci (lett. f; art. 32 GDPR)
Gruppi di messaggistica del club (ad esempio WhatsApp), per comunicazioni pratiche e per raccogliere le presenze alle giornate di gioco: Legittimo interesse all’organizzazione delle attività (art. 6, par. 1, lett. f GDPR); la partecipazione ai gruppi è facoltativa
Accertamento, esercizio o difesa di un diritto dell’Associazione, anche in giudizio: Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR); per i dati sulla salute, art. 9, par. 2, lett. f GDPR

I dati non sono usati per finalità di marketing, non sono ceduti a terzi e non sono oggetto di decisioni automatizzate o di profilazione (art. 22 GDPR).

4. Dati relativi alla salute

L’anamnesi della domanda di ammissione contiene dati appartenenti alle categorie particolari dell’art. 9 GDPR. La raccogliamo solo per tutelare la tua salute e la tua sicurezza durante l’attività e per la gestione di eventuali infortuni, sulla base del tuo consenso esplicito.

L’anamnesi resta solo su carta, custodita dall’Associazione in modo da essere accessibile esclusivamente ai componenti del Consiglio Direttivo autorizzati.
Non viene inserita nell’area riservata, né in altri archivi informatici, né comunicata ad altri, salvo che sia necessario in caso di infortunio (ad esempio ai soccorritori o all’assicurazione).
Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento; poiché queste informazioni servono a garantire la sicurezza del gioco, senza di esse non potrai partecipare all’attività in campo.

5. Nome e immagini su sito e social

Con l’autorizzazione contenuta nella domanda di ammissione, l’Associazione può pubblicare sul sito, sulle proprie pagine social e nei propri materiali il tuo nome, cognome, nome di battaglia, l’eventuale carica nel Consiglio Direttivo e foto e video in cui sei ritratto durante le attività del club.

L’autorizzazione è facoltativa e il rifiuto non ha alcuna conseguenza sull’iscrizione.
Puoi revocarla in qualsiasi momento scrivendo a bad.company.adria@gmail.com: rimuoveremo senza ritardo dal sito e dalle nostre pagine social il tuo nome e i contenuti in cui sei riconoscibile. La revoca non riguarda materiali già stampati o diffusi prima, né le copie condivise da terzi fuori dal nostro controllo.
Non pubblichiamo immagini lesive della dignità o del decoro delle persone (art. 97 L. 633/1941).
Ospiti: durante le giornate di gioco possono essere scattate foto e video. Se non vuoi comparire, dillo a un componente del Direttivo prima di iniziare; se ti riconosci in un contenuto pubblicato, puoi chiederne la rimozione in qualsiasi momento.

6. Natura del conferimento

Necessari per l’ammissione, il tesseramento e l’assicurazione: dati anagrafici e identificativi, codice fiscale, residenza, estremi del documento, almeno un recapito, quote. Senza questi dati non è possibile ammetterti né assicurarti.
Necessari per giocare: l’anamnesi (per i soci) e, quando richiesta, la dichiarazione di accettazione dei rischi (per gli ospiti).
Facoltativi: l’autorizzazione alla pubblicazione delle immagini, la partecipazione ai gruppi di messaggistica, la scelta di mostrare telefono ed email agli altri soci nell’area riservata, i contenuti che decidi di pubblicare.

7. L’area riservata

L’area riservata del sito è il gestionale interno dell’Associazione. Vi accedono solo i soci, con un account personale (nome utente nella forma nome.cognome) creato dal Presidente o dal Vicepresidente; al primo accesso il socio deve sostituire la password iniziale con una propria e accettare le condizioni d’uso dell’area riservata. Gli ospiti e gli ex soci non hanno accesso.

Chi vede cosa. L’accesso ai dati è limitato in base al ruolo, secondo il principio di minimizzazione:

Tutti i soci: Elenco degli iscritti (nome, nome di battaglia, ruolo, foto e i contatti che ciascuno sceglie di mostrare), bacheca, partite ed eventi, campi, team esterni, commenti e voti
Consiglio Direttivo (Presidente, Vicepresidente, Segretari, Consigliere): In più: anagrafica completa per il tesseramento, quote, assicurazioni, note sui soci in prova, fondo cassa con le ricevute. Il Consigliere consulta questi dati senza poterli modificare, salvo le note sul periodo di prova
Presidente e Vicepresidente: In più: creazione e gestione degli account e dei ruoli, registro delle attività, rimozione di contenuti non conformi alle condizioni d’uso

Password. Le password sono conservate solo in forma cifrata con un algoritmo non reversibile: nessuno, nemmeno il Direttivo, può leggerle. In caso di smarrimento il Presidente o il Vicepresidente può solo reimpostare la password iniziale, che il socio deve cambiare al primo accesso.

Contenuti pubblicati dai soci. Comunicazioni, commenti, voti e schede sono visibili a tutti i soci e restano come archivio storico del club. Chi li ha scritti può modificarli o cancellarli; il Presidente e il Vicepresidente possono rimuoverli se contrari alle condizioni d’uso.

Registro delle attività. Per la sicurezza vengono registrati accessi, tentativi falliti e operazioni rilevanti (ad esempio modifiche all’anagrafica, alla cassa o agli account), con data, ora e indirizzo IP. Il registro è consultabile solo da Presidente e Vicepresidente.

Cookie. L’area usa un solo cookie tecnico di sessione, descritto nella cookie policy.

8. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati su supporto cartaceo e con strumenti informatici, nel rispetto dei principi dell’art. 5 GDPR. Le misure tecniche e organizzative adottate ai sensi dell’art. 32 GDPR comprendono, tra l’altro:

connessione cifrata (HTTPS) e area riservata esclusa dall’indicizzazione dei motori di ricerca;
account personali, password cifrate, cambio obbligatorio della password iniziale, blocco temporaneo dopo ripetuti tentativi errati e uscita automatica dopo 2 ore di inattività;
permessi differenziati per ruolo e registro delle attività;
documenti caricati (polizze e ricevute) conservati in un archivio non raggiungibile direttamente da Internet;
disattivazione immediata dell’accesso quando un socio lascia il club;
documenti cartacei (domande di ammissione, anamnesi ed eventuali dichiarazioni degli ospiti) custoditi dal Consiglio Direttivo e accessibili solo alle persone autorizzate;
istruzioni scritte alle persone autorizzate, contenute nelle condizioni d’uso dell’area riservata.

In caso di violazione dei dati personali l’Associazione adotta le misure previste dagli articoli 33 e 34 GDPR, compresa, quando richiesta, la notifica al Garante e la comunicazione agli interessati.

9. Chi può conoscere i dati

Persone autorizzate: i componenti del Consiglio Direttivo, per i rispettivi compiti, autorizzati e istruiti ai sensi dell’art. 29 GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice privacy e tenuti alla riservatezza;
gli altri soci, limitatamente ai dati indicati al punto 7 per “tutti i soci”;
Aruba S.p.A., con sede in Ponte San Pietro (BG), fornitore dell’hosting e del database del sito e dell’area riservata, nominata responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
l’ente di affiliazione sportiva e la compagnia assicurativa, per il tesseramento, la copertura assicurativa e la gestione dei sinistri, in qualità di titolari autonomi, e gli organismi pubblici competenti in materia di sport dilettantistico quando la comunicazione è prevista dalla legge;
organizzatori di tornei ed eventi esterni a cui il club ti iscrive, con il tuo accordo, limitatamente ai dati necessari alla partecipazione;
professionisti che assistono l’Associazione negli adempimenti contabili, fiscali o legali, tenuti al segreto professionale;
fornitori dei servizi di comunicazione usati dal club: posta elettronica (Gmail, servizio di Google) e messaggistica (WhatsApp, servizio di WhatsApp Ireland Limited), che trattano i dati secondo le proprie condizioni;
autorità pubbliche e giudiziarie, quando previsto dalla legge;
il pubblico, solo per nome e immagini pubblicati con la tua autorizzazione (punto 5).

10. Trasferimenti fuori dall’Unione Europea

I dati dell’area riservata sono conservati su server situati in Italia e non vengono trasferiti fuori dall’Unione Europea. I fornitori dei servizi di posta elettronica e di messaggistica e le piattaforme social possono trattare dati anche negli Stati Uniti, sulla base della decisione di adeguatezza relativa all’EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di esecuzione (UE) 2023/1795) o delle clausole contrattuali standard della Commissione europea (art. 46 GDPR).

11. Per quanto tempo conserviamo i dati

Dati del rapporto associativo, libro soci e domanda di ammissione dei soci ammessi: Per tutta la durata del rapporto e per 10 anni dalla sua cessazione, per gli obblighi di conservazione dei libri sociali e delle scritture (art. 2220 c.c.) e per la tutela dei diritti dell’Associazione
Quote, ricevute e movimenti del fondo cassa: 10 anni dalla registrazione (art. 2220 c.c. e normativa fiscale)
Anamnesi ed eventuali dichiarazioni di accettazione dei rischi degli ospiti: Per la durata della partecipazione all’attività e per 5 anni dalla sua fine, termine di prescrizione del diritto al risarcimento del danno (art. 2947 c.c.), salvo contenziosi in corso; poi distrutte
Dati di chi non è ammesso dopo la prova o vi rinuncia: Account disattivato subito; domanda e dati conservati fino a 2 anni dalla fine della prova, per la gestione della copertura assicurativa e di eventuali sinistri (art. 2952 c.c.); l’anamnesi segue il termine di 5 anni indicato sopra
Note del Direttivo sul periodo di prova: 12 mesi dalla decisione sull’ammissione, poi cancellate automaticamente
Scheda dell’ex socio nell’area riservata: Accesso disattivato alla cessazione; la scheda viene eliminata dall’area entro 12 mesi dalla cessazione, fermi i tempi dei documenti indicati sopra
Registro delle attività dell’area riservata: 12 mesi, poi cancellato automaticamente
Tentativi di accesso errati: 24 ore, poi cancellati automaticamente
Sessioni di accesso: Al massimo 12 ore
Nome e immagini pubblicati: Fino alla revoca dell’autorizzazione
Bacheca, partite, campi, team esterni, commenti e voti: Per la durata dell’area riservata, come archivio storico del club; l’autore può cancellare in ogni momento i propri commenti e voti. Se l’account viene eliminato, i contenuti restano senza il nome dell’autore

12. I tuoi diritti

In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 GDPR: accesso ai dati e copia, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati che ci hai fornito, opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse, revoca dei consensi (immagini e dati sulla salute) senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Alcuni dati possono essere conservati anche dopo una richiesta di cancellazione, se necessari per obblighi di legge o per la difesa di un diritto (art. 17, par. 3 GDPR).

Per esercitarli scrivi a bad.company.adria@gmail.com o rivolgiti a un componente del Consiglio Direttivo. La richiesta è gratuita e riceverai risposta entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi più complessi (art. 12 GDPR). Puoi anche proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) ai sensi dell’art. 77 GDPR, o rivolgerti all’autorità giudiziaria (art. 79 GDPR).

13. Modifiche all’informativa

Il Titolare può aggiornare questa informativa. La versione in vigore è sempre pubblicata in questa pagina con la data dell’ultimo aggiornamento; le modifiche rilevanti sono comunicate ai soci nella bacheca dell’area riservata.